Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Sitaro-Kundenportal (portal.sitaro.de). Für die öffentliche Website sitaro.de gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

2. Grundsatz

Das Kundenportal ist ein geschlossener Bereich für Kundinnen und Kunden von Sitaro. Wir verarbeiten personenbezogene Daten dort ausschließlich, soweit dies für die Bereitstellung des Portals und die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Es gibt kein Werbe-Tracking, keine Datenweitergabe zu Werbezwecken und keine Drittanbieter-Einbindungen wie Google Fonts oder Social-Media- Plugins.

3. Konto- und Vertragsdaten

Für Ihren Portal-Zugang verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Firmen- und Vertragsdaten sowie — bei erteiltem SEPA-Mandat — Zahlungsdaten. Kontodaten von SEPA-Mandaten werden verschlüsselt gespeichert. Sicherheitsrelevante Ereignisse Ihres Kontos (z. B. Passwort zurückgesetzt, Passkey hinzugefügt) werden in einem Aktivitätsprotokoll festgehalten, das Ihnen im Portal angezeigt wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Cookies

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung und ein Schutz-Cookie gegen das Fälschen von Anfragen (CSRF). Beide sind für den Betrieb des Portals zwingend erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und enthalten keine Tracking-Informationen. Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein; eine Einwilligungsabfrage ist daher nicht erforderlich.

5. Anmeldung mit Passkeys

Optional können Sie sich statt mit Passwort per Passkey anmelden (WebAuthn). Dabei speichern wir ausschließlich den öffentlichen Schlüssel und technische Metadaten des Passkeys. Biometrische Daten (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) verbleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät und werden zu keinem Zeitpunkt an uns übertragen.

6. Transaktionale E-Mails

Wir senden Ihnen E-Mails, die für die Nutzung des Portals erforderlich sind: Einladungs- und Zugangslinks, Links zum Zurücksetzen des Passworts sowie Sicherheitsbenachrichtigungen (z. B. nach einer Passwortänderung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Newsletter oder Werbe-E-Mails versenden wir über das Portal nicht.

7. KI-Funktionen (nur mit Einwilligung)

Einzelne Portal-Funktionen können Inhalte (z. B. Fotos Ihrer Referenzprojekte) durch ein KI-Modell verarbeiten lassen, etwa zur automatischen Erstellung von Bildbeschreibungen. Diese Funktionen sind standardmäßig deaktiviert und werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung genutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Portal unter „Konto“ jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Bei aktivierter Funktion werden ausschließlich die Inhalte übermittelt, die Sie für die jeweilige Funktion bereitstellen (z. B. das hochgeladene Foto) — Ihre Konto-, Vertrags- und Zahlungsdaten werden zu keinem Zeitpunkt an den Anbieter übermittelt. Empfänger ist unser Auftragsverarbeiter Anthropic, PBC (USA); die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln). Bitte beachten Sie, dass von Ihnen bereitgestellte Fotos personenbezogene Daten enthalten können (z. B. abgebildete Personen); laden Sie für die KI-Verarbeitung nur Inhalte hoch, für die Sie dazu berechtigt sind.

8. Hosting und Server-Logs

Das Portal wird bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beim Zugriff auf das Portal fallen technische Protokolldaten an, die der Betriebssicherheit und Fehleranalyse dienen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In den Anwendungsprotokollen speichern wir IP-Adressen nicht im Klartext, sondern ausschließlich pseudonymisiert (gehasht); Zugriffsprotokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

9. Keine Reichweitenmessung im Portal

Im Kundenportal selbst setzen wir keine Analyse- oder Reichweitenmessung ein. Sofern Sie das Statistik-Modul für Ihre eigene Website nutzen, werden Ihnen dort Besuchszahlen Ihrer Website aus unserem selbst gehosteten, cookielosen Analysetool (Umami) angezeigt; dabei werden keine personenbezogenen Daten der Portal-Nutzung erhoben.

10. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Das Portal ist ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung erreichbar. Daten, die Sie an uns übermitteln, können nicht von Dritten mitgelesen werden.

11. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerrechtliche Fristen für Rechnungsdaten) bestehen. Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Ihre Portal-Daten gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu formlos an [email protected].

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, etwa beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Stand: Juni 2026